کنترل و انواع آن و کنترل مورد نیاز در واحد خرید

 

سازمان ها می توانند از نظر کنترل یکی از سه استراتژی کنترل بازار، اداری (دیوان سالاری) و قومی را انتخاب نمایند. امکان دارد به صورت همزمان، یک شرکت از هر سه استراتژی استفاده کند. در نمودار ذیل شرایط هر یک از این سه استراتژی ارائه شده است.

استراتژی های کنترل سازمانی

نوع استراتژی                                          شرایط لازم

بازار                                                  قیمت، رقابت و نوع رابطه در داد و ستد

اداری (دیوان سالاری)                       مقررات، استانداردها، سلسه مراتب اداری، اختیارات قانونی

قومی یا ارزشی                               سنت، اعتقادات و ارزش های مشترک، اعتماد

کنترل بازار

کنترل بازار زمانی به اجرا در می آید که برای ارزیابی نتیجه فعالیت ها و بازدهی سازمان از پدیده رقابت قیمت ها استفاده شود. قیمت، یکی از شکل های موثر در کنترل است زیرا مدیران می توانند برای ارزیابی شرکت و کارایی آن، قیمت ها و سودها را با هم مقایسه کنند. در اجرای استراتژی مبتنی بر کنترل بازار، باید محصولات مورد نظر که قیمت هایی برای آنها تعیین می شود به حد کافی وجود داشته باشند، همچنین باید رقابت هم وجود داشته باشد. بدون رقابت، قیمت نمی تواند بازتاب دقیقی از کارایی درون شرکت باشد.

هنگامی که می توان در یک شرکت یا سازمان از «کنترل بازار» استفاده کرد که بتوان برای مقدار کار انجام شده قیمت تعیین کرد و نیز زمانی که مساله رقابت مطرح باشد.

کنترل اداری (دیوان سالاری)

استراتژی مبتنی بر کنترل دیوان سالاری یعنی کاربرد مقررات، سیاست ها، سلسله مراتب اختیارات، اسناد کتبی، استاندارد نمودن امور و سایر روش های دیوان سالاری در جهت استاندارد کردن رفتارها و ارزیابی عملکرد سازمان. اولین هدف مقررات و روش های دیوان سالاری استاندارد و کنترل نمودن رفتار افراد است.

در یک سازمان بسیار بزرگ هزاران کارگر و کارمند رفتارهای گوناگون دارند و اطلاعات مختلف در مسیرهای افقی و عمودی سازمان رد و بدل می شوند. مقررات و سیاست ها با عبور از فرایند آزمون خطا (جهت تنظیم این رفتارها) دوره تکاملی خود را می پیمایند. روش مبتنی بر کنترل دیوان سالاری زمانی مورد استفاده قرار می گیرد که رفتارها و مبادله اطلاعات بسیار پیچیده یا تا حد زیادی نا مشخص باشند، به گونه ای که نتوان در چارچوب قیمت، آن ها را کنترل کرد.

اجرای روش مبتنی بر کنترل دیوان سالاری تقریبا در هر سازمانی به اجرا در می آید. مقررات، قوانین و دستورالعمل ها شامل اطلاعاتی درباره بسیاری از رفتارها هستند.

کنترل قومی (فرهنگی)

در روش مبتنی بر کنترل قومی از برخی ویژگی های اجتماعی مثل فرهنگ سازمانی، ارزش های مشترک، تعهد، سنت و باورهای افراد استفاده می شود و به این وسیله بر رفتار اعضای سازمان کنترل هایی اعمال می گردد. در سازمان هایی که از این سیستم کنترل استفاده می کنند، افراد باید دارای ارزش های مشترک بوده و به یکدیگر اعتماد متقابل داشته باشند. اگر ابهام و پدیده عدم اطمینان در سطح بالایی باشد این شیوه کنترل بسیار موثر واقع می شود. عدم اطمینان زیاد به این معنی است که سازمان نمی تواند برای خدمات خود قیمت مشخصی تعیین کند امور چنان به سرعت تغییر می یابند که نمی توان با توجه به قوانین و مقررات، هیچ رفتار درستی را تعیین کرد. در سازمان های کوچک و غیر رسمی یا در سازمان هایی که فرهنگ بسیار قوی دارند، این سیستم کنترل بسیار موثر واقع می شود، زیرا هرکس نسبت به هدف های سازمان دارای نوعی تعهد می گردد.

شیوه های کنترل سنتی مبتنی بر کاربرد مقررات و نظارت دقیق بود ولی در دنیایی که تغییرات به سرعت انجام  می شود و محیط بسیار نامطمئن است این شیوه های کنترل کارساز واقع نمی شود. شرکت ها به الگوهای نوین مدیریت مبتنی بر تمرکز زدایی، تشکیل تیم های افقی، ساختارهای شبکه ای و مشارکت کارکنان در امور توجه نموده اند. آن ها از کنترل قومی(یاخود کنترلی) استفاده می کنند.

یکی از هدف های کنترل قومی (فرهنگی یا خودکنترلی) این است که فرد را جامعه پذیر کند و منشا این شیوه کنترل در ارزش ها، هدف ها و استانداردها قرار دارد. سازمان می کوشد تا ارزش ها و سلیقه های شخصی هر عضو از سازمان با ارزش ها و هدف های سازمان هماهنگ و سازگار گردد. کارکنان در سایه خود کنترلی در صدد بر می آیند تا هدف های خود را تعیین کنند و عملکردهای خود را تحت نظارت و کنترل دقیق در آورند. شرکت هایی که از این شیوه کنترل استفاده می کنند باید رهبرانی کارامد داشته باشند و بتوانند مرزها و حدود فعالیت های کارکنان را تعیین کنند تا آنان در آن محدوده از استقلال و آزادی عمل خوبی برخوردار باشند.

در برخی از دوایر سازمانی هم می توان از کنترل قومی (فرهنگی یا خود کنترلی) استفاده کرد. برای مثال، در محیط های نامطمئن، که نمی توان عملکردها را به سنجش در آورد یا اندازه گیری کرد، برای برنامه ریزی استراتژیک از این روش استفاده می کنند. نباید چنین تصور کرد که اگر مدیر دایره ای به شیوه  کنترل غیر رسمی عمل می کند، چیزی به عنوان کنترل وجود ندارد. در چنین سازمانی هم می توان آثار کنترل را مشاهده کرد. در سازمانی که کنترل قومی (فرهنگی یا خود کنترلی) وجود دارد، نیازی به اعمال کنترل های شدید نیست.

با توجه به ماهیت کار خرید و الزام به رعایت قوانین و مقررات کنترل اداری (دیوان سالاری) در واحدهای خرید کاربرد زیادی دارد. اجرای روش مبتنی بر کنترل دیوان سالاری این اطمینان را حاصل می کند که قوانین و مقررات و استانداردهای داخلی و روش ها و رویه های خرید لحاظ شده و عملیات و فرآیندهای خرید بر اساس قوانین و مقررات و دستورالعمل های رایج در سازمان انجام می پذیرد.

نظر به اینکه بخشی از عملیات و فعالیت های واحد خرید در خارج از سازمان انجام می پذیرد و با اعمال کنترل اداری (دیوان سالاری) کنترل همه فعالیت ها امکان پذیر نیست یا اینکه فرآیند کنترل بخوبی قابل انجام نیست استفاده از کنترل قومی (فرهنگی یا خودکنترلی) نیز در واحد خرید توصیه می شود. تکیه بر ارزش های مشترک، تعهد، سنت و باورهای افراد زمینه کنترل قومی را فراهم می کند و استفاده از روش کنترل قومی و ایجاد حس خود کنترلی علاوه بر اهمیت زیادی که در واحدهای خرید دارد میزان نیاز به کنترل اداری را کاهش می دهد. لذا استفاده از هر دو روش کنترل اداری (دیوان سالاری) و کنترل قومی (فرهنگی) در بخش خرید توصیه می شود (کتاب مدیریت خرید در سازمان های دولتی و خصوصی نوشته علی قاسمی قاسموند).

 

 

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *